Une entreprise, à un moment donné, doit toujours acheter des biens ou des services pour la réalisation des activités. Ce type d’opération représente même 60% du chiffre d’affaires dans certains cas. Pour cette raison, il est important de créer un processus d’achat. Il s’agit de l’ensemble de toutes les actions permettant la prise de décision d’achat dans une entreprise.
Pourquoi mettre en place un processus d’achat ?
La mise en place d’un processus d’achat en entreprise vous permet de profiter de nombreux bénéfices : optimisation des charges fixes, réduction des gaspillages et des risques d’imprévu.
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Vous devez créer un processus d’achat clair afin de savoir exactement ce que vous avez à faire. Une meilleure visibilité vous permet aussi d’optimiser les charges fixes lors de l’acquisition de produits ou de services utiles au fonctionnement de votre entreprise. De plus, cette optimisation vous aide à compenser les charges relatives à l’immobilier, aux taxes ou autres.
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Le contenu d’un processus d’achat prévoit les méthodes d’achat, de négociation et la liste des produits ou des services à acquérir. En suivant scrupuleusement les instructions, vous avez plus de chances de réussir les négociations. Cela implique un meilleur coût pour vous la plupart du temps. Vous obtenez aussi exactement les produits et les services recherchés. Cela signifie que vous cessez de perdre votre temps et de gaspiller l’argent de votre entreprise en cas de négociation mal gérée.
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Le suivi d’un processus d’achat viable évite de nombreux problèmes relatifs au fonctionnement de votre entreprise. Une mauvaise gestion de ce type d’opération occasionne des problèmes comme les retards de livraison. Sachez qu’ils peuvent contrecarrer les plans de production, ce qui représente souvent des pertes pour une entreprise. Outre le retard de livraison, l’un des plus gros risques est de ne pas obtenir tous les produits nécessaires après l’achat.
Quelles sont les étapes à inclure dans le processus ?
Pour mettre en place un processus d’achat, il faut connaître les diverses étapes à inclure dans le document. Ensuite, vous avez uniquement à les adapter à votre activité. Ainsi, vous devez suivre de nombreuses étapes :
- Définition claire des besoins
- Identification des fournisseurs
- Étude des offres et négociation
- Conclusion du contrat
Les étapes peuvent varier d’une entreprise à une autre selon les activités et les produits recherchés. Cependant, le processus d’achat commence toujours par la détermination des besoins. Cela implique la rédaction d’un cahier des charges contenant les besoins en produits ou en services de votre entreprise. Pour qu’il soit bien, il doit être créé avec le collaborateur connaissant le mieux la société.
Une fois les besoins définis, vous avez la possibilité de chercher les fournisseurs. Cette étape, connue sous le nom de sourcing, consiste à envoyer un appel d’offres par mail ou par une demande de cotation. En quelques jours ou semaines, vous recevrez plusieurs offres que vous pourrez comparer rapidement. Durant l’analyse, vous avez la possibilité de définir efficacement le fournisseur le plus apte à répondre à vos besoins tout en respectant votre budget.
Après l’analyse de l’offre, vous pouvez passer à l’étape de négociation pour essayer d’obtenir un maximum de profits. Pour une entreprise, toutes les économies réalisées représentent de futurs profits. Pour finir, vous pouvez finaliser le contrat d’achat si le contrat proposé vous convient.
